As administradoras oferecem uma gama de serviços, com planos para suprir as necessidades de diferentes tipos de condomínio. Independente da demanda, quando for a hora de renovar ou trocar o contrato com uma administradora, será fundamental que o síndico e o corpo diretivo avaliem as propostas com muita atenção.
Cada caso é um caso, por isso no momento de vencimento de contrato surgem muitas perguntas sobre o que fazer diante do processo. Pensando em esclarecer suas dúvidas, fizemos esse artigo contendo algumas informações relevantes sobre o assunto. Acompanhe!
Fazer uma assembleia antes da troca de administradora é obrigatório?
Essa é uma dúvida que muitos síndicos e moradores têm. Mesmo com as opiniões divergentes sobre o assunto, no Código Civil, artigo 1348 consta:
- § 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Segundo a lei, o gestor pode transferir a outras pessoas as atribuições – total ou parcial – de representação ou funções administrativas, mediante aprovação da assembleia posteriormente.
Desse modo, caso o síndico não esteja à vontade de trabalhar com a administradora atual ou deseje outra parceira, a lei 4.591/64 deixa claro que o síndico pode transferir os direitos administrativos – sob inteira responsabilidade – e depois os moradores discutem se aceitam ou não a decisão dele.
A assembleia deve ser somente para desaprovar ou aprovar a escolha do síndico. Se a administradora empossada não for aprovada pela assembleia, ele deve optar por outra empresa.
Apesar de a lei dizer que o síndico pode escolher uma administradora e só depois ratificá-la em assembleia, a convenção do condomínio pode expressar que a admissão da empresa seja efetuada somente depois da aprovação da mesma em assembleia. Fica a critério do condomínio decidir se a assembleia será antes ou depois da escolha da empresa.
Quais são os documentos necessários para transição de administradora?
Durante o processo de troca, a empresa anterior deve entregar toda a papelada que confirme sua administração. A pasta de prestação de contas deve conter documentos, como, por exemplo:
Benefícios trabalhistas e tributos;
Cadastro atualizado de condôminos;
Cartão do CNPJ;
Cartas de comunicação;
Circulares entregues;
Comprovantes de pagamentos de contas;
Convenção condominial e especificação;
Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
Livro de atas;
Livro de registro de empregados e balancetes;
Relatório da última emissão de boletos.
Como a documentação deve ser repassada para nova empresa?
Nenhum documento deve ficar com a administradora antiga, todos os papeis referentes ao condomínio
devem ser repassados para nova empresa. Junto com a documentação, deve ser entregue uma carta com a listagem de tudo que foi entregue. O escrito deve ser protocolado pelo síndico.
Caso a administradora atual não receba a papelada corretamente, ela deve notificar a antiga empresa dando um prazo final para regularização e envio de todos os documentos, perante a ação de busca e apreensão.
Os documentos devem ser arquivados por 5 anos, somente a documentação referente ao INSS e FGTS que devem ser guardadas por 35 anos.
Se houver irregularidades na gestão anterior, o que deve ser feito?
Caso o condomínio suspeite que antiga gestão tenha conduzido à administração de forma irregular, uma auditoria externa deve ser acionada, mediante a aprovação em assembleia.
Se for aprovado em votação, um advogado deverá ser procurado para entrar com uma ação extrajudicial ou judicial. Segundo o Código Civil, é dever do síndico comunicar de imediato os moradores sobre algum procedimento judicial ou administrativo.
Qual é o prazo que administradora tem para finalizar a prestação de serviços?
Quando há transição, a administradora de condomínio anterior pede um intervalo de 30 a 60 dias para finalizar sua prestação de serviços. Porém, vai depender do que está previsto no contrato.
E você, tem alguma dúvida ou experiência sobre transição de administradora? Compartilhe com a gente deixando o seu comentário aqui no post.
