Se você está lendo este artigo, é provável que já trabalha ou deseja trabalhar como recepcionista. Uma outra hipótese é de que esteja em busca de uma boa profissional para assumir o cargo na sua empresa.
Bom, para começar, se a primeira impressão é a que fica, é fundamental que a recepcionista tenha simpatia de sobra e habilidades para lidar com diferentes públicos. Afinal de contas, elas são a face da empresa. Portanto, normalmente, é com elas que os clientes têm seu primeiro contato com a organização.
Dessa maneira, estão entre as funções desempenhadas pela recepcionista:
- Atuar com responsabilidade na recepção;
- Atender, filtrar chamadas e anotar recados;
- Receber visitas e esclarecer eventuais dúvidas;
- Realizar o direcionamento de ligações;
- Despachar e controlar correspondências;
- Prestar apoio em ligações e pesquisas para a diretoria ou supervisão;
- Prestar o apoio necessário na organização;
- Gerir a agenda e ligações da diretoria;
- Criar e arquivar documentos da empresa;
- Checar o e-mail da empresa com frequência;
- Controlar as chaves e registrar informações importantes;
- Cuidar do controle e das compras de suprimentos (como materiais de escritório, limpeza e copa).
Neste texto, vamos falar sobre as características de uma boa profissional da área. Confira!
Qualidades de uma boa recepcionista
Capacidade organizacional
A recepcionista concentra diversas responsabilidades e, exatamente por isso, precisa ser extremamente organizada. É ideal que conte com um sistema de arquivamento que permita um controle maior do que acontece na empresa. Dessa maneira, é fundamental conhecer as informações e documentações que chefes, colegas e clientes possam precisar. Para facilitar o trabalho, pode-se manter esses dados arquivados em pastas categorizadas, sejam elas físicas ou digitais.
Uma boa recepcionista é capaz, ainda, de compreender, com rapidez, quais são suas prioridades e tarefas diárias. A autogestão é essencial. Assim, é de suma relevância manter à mão os contatos dos colegas de trabalho, clientes, fornecedores, contratantes, além dos números de emergência.
Conhecimentos tecnológicos
Vivemos no século XXI e, por este motivo, é crucial que a recepcionista tenha habilidades com as tecnologias digitais. O que vai desde o telefone, que pode contar com diversos botões e linhas específicas por associado, ao computador.
Deve-se ter domínio e saber utilizar de forma eficaz o e-mail, bem como criar planilhas e lidar com qualquer interface digital presente na empresa.
E tem mais! Copiadoras, scanners e impressoras, possivelmente, farão parte das práticas diárias. Portanto, é ideal que a recepcionista não seja capaz apenas de utilizar estes equipamentos, mas, também, de descobrir maneiras para lidar com os eventuais problemas que eles apresentam.
Ser atenta, confiável e educada
Uma boa recepcionista é, também, uma boa ouvinte. É capaz de escutar para ajudar a solucionar problemas com agilidade. Além disso, é honesta e trata colegas e visitantes com educação.
Assim sendo, é atenciosa o suficiente para atender ao telefone, sempre no primeiro ou segundo toque, com gentileza, oferecendo um cumprimento padrão, como “Bom dia. Obrigada por ligar para a nossa empresa. Me chamo _________. Como posso te ajudar?”. Ela escuta cuidadosamente o indivíduo do outro lado da linha, dando atenção especial às suas demandas e não esquecendo de anotar seu nome.
Faz anotações
Seja uma demanda passada por um chefe, cliente, colega ou fornecedor, a boa recepcionista registra as informações necessárias para se manter organizada e se lembrar de todas as pequenas atividades que precisa encaixar nas suas rotinas de trabalho.
Portanto, ao fazer as anotações, o ideal é repetir a mensagem passada para garantir que ela esteja correta.
Conclusão
Trabalhar como recepcionista em um escritório ou balcão de atendimento não é tão simples como pode parecer. A profissão exige responsabilidade, atenção, agilidade, organização, simpatia e boas habilidades de se comunicar.
Caso tenha interesse em uma colocação (ou recolocação) no mercado de trabalho ou em contratar uma excelente profissional para sua organização, entre em contato com o Grupo MV.
